《创业邦》杂志 文/Gwen Moran
在万物复苏的季节，人们习惯于进行一次大扫除，清洗掉一个冬天的阴霾和慵懒。但对一家企业而言，不应该仅仅整理整理地毯，打扫打扫厕所角落里的尘埃，而应该抓紧时间摆脱那些可能会导致时间、金钱或者精力浪费的任务及人员等，并尽量避免将自身置于这种情境之中。以下是八个可能带来浪费的坏习惯，如果你正好可以对号入座的话，赶紧悬崖勒马吧。
1.创业者缺乏合适的工作计划
朱莉·摩根斯顿(Julie Morgenstern)是纽约的一位时间管理专家，同时她还著有《切忌早晨查收邮件：工作日保持效率的窍门》一书。她认为缺少一份合适的工作时间表是企业家浪费时间、精力及金钱的首要原因。这往往让他们无所事事、心灰意冷、生产力降低，从而导致收入下滑。尽管很多人都认为工作清单要具体到每日的工作计划，但摩根斯顿建议企业家以3天为一个周期制定相应目标。
以3天为一个单位安排会议、工作的截止时间等，可以预留出一定的富余时间，在突发事件或者紧急情况出现时有回旋的余地。同时，这种计划可以让规划者清楚地划分出轻重缓急，在一定范围内的推迟不会造成对未来计划的透支。此外，她还建议每天花费几分钟的时间，考虑手头的3天计划是否有需要修改完善的地方。
2.员工不能人尽其才
据摩根斯顿估计，在她担任顾问的中小企业中，约有75%～80%的资源浪费源于未能将每个员工的长处发挥到最大，没有为大家安排合适的工作。克里斯廷·马克特(Kristin Marquet)是纽约传播公司马克特媒体的创始人，对此她深有体会。当她某一天仔细分析自己的时间究竟花在哪些地方时，惊讶地发现每周她用了10小时来处理一些琐事。考虑到她时薪为100美元，由此带来的损失是十分惊人的。意识到这些以后，马克特聘请了一位能够处理日常办公琐事的工作人员，从而将记账、文案以及网站设计这类事情完全移交出去。实际上，马克特支付给这位员工的工资只是她损失金钱的1/4。
摩根斯顿建议，“尽管你可能会感到自己实在没有时间来对新人进行培训，但是花上6个小时来与之沟通，随后每周你都能够节约两小时，一年下来，也将多争取近100个小时呢!”
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3.缺乏具体的工作方向
加州贝克斯菲尔德的一位企业成长顾问拉瑟尔·欧瑞德(Russell S. Allred)，与他人合著了《高效企业家的最佳实践》一书，对这一领域颇有研究。他认为避免浪费时间以及让工作日程更有效的方案是：以某项任务为中心，构建相应的配合系统及工作进程。这需要在办公室部署好工作清单及流程，同时记录下完成每一个流程的步骤，总结出最有效的方式，并将之形成规范。很多人习惯学习他人的经验，所以可以让员工在一旁观摩优秀员工的操作过程。同时，他还建议，为了确保工作效率的最大化，可以创建一个工作进度表，规划得越细致越好。此外，每次要培训一名以上的员工。就算在某个岗位上的员工生病了或者跳槽离开，也有人能够立刻顶上，从而预留出充足的时间培养后备力量。
4.时间规划不严密
办公和家居产品提供商兄弟国际公司在2010年4月进行的一项调研发现，在漫无目标地寻找工作任务上，每位员工每年浪费38小时。那些在观看搞笑视频或者动物影集上损失的时间更是不计其数。金伯莉·梅德洛克(Kimberly Medlock)是马萨诸塞州奥利弗布兰奇一家名为生产力管理公司的顾问，他认为很多员工都不知道如何处理来自线上、线下的各种任务指令。因此她建议公司建立一个专门的电子文件传输系统或者纸质文件存储归档中心，以便更好地传递重要的信息。同时，员工们应排除杂念，不在无谓的事情上消磨时间，集中精力做好自己该做的事情。比如，养成每天定时查看邮箱的习惯，以免工作中被一些新邮件提醒而分心。有意识地自动忽略那些反复发送的或者不重要的邮件，可以借助Anti-Social等屏蔽社会化网站的工具或者RescueTime等时间管理工具，来抵挡社会化媒体的诱惑。
5.开支无度
伊莱·米克拉韦茨(Eli Mechlovitz)是一家玻化砖网络零售商GlassTileStore的联合创始人，他的公司设在纽约布鲁克林区。他仔细审查每月账单，发现了严重的资源浪费现象，比如付费的网络分析工具、不必要的报刊杂志订阅费、可有可无的保险支出等。通过具体的清算工作，他每月可为公司节约4000美元的开支。米克拉韦茨分析，“有时候，人们会很轻率地多订阅一两本杂志，或者加入一些看起来相对便宜的小型项目。但日积月累，最后就形成一大笔开支。”因此，他建议企业分季度对公司的支出进行考核，及时削减一些不必要的支出。
6.未能找准目标对象
玛丽亚·玛莎拉(Maria Marsala)是华盛顿州一位商业教练，在对客户服务的过程中，她发现很多企业在错误的消费群身上投入了大量的时间和精力。因此，她鼓励这些企业首先划定自己的理想目标消费群，即找到会为自身产品或服务买单的个体或组织。让这些理想目标消费群产生多次购买，并引发口碑推荐。那些试图取悦所有人的营销行为将带来极大的资源浪费，瞅准自己的目标市场和目标人群相当重要。
7.员工资源的大量浪费
在米克拉韦茨的公司，一旦员工出现生产力低下或者负面情绪时，他会为其换一个岗位，以便发挥各自的特长。比如，一名无法很好地完成自身工作的仓库管理员，最后在专门为产品打包的团队中表现非常出色。但如果一名员工真的无法胜任工作或者在单位异常痛苦，那么企业应该迅速解聘这位员工。前文提到的顾问欧瑞德表示，“一位态度消极的员工可能会让整个团队士气低迷，最终令企业领导者沮丧不已。原因在于，最终领导者会自责，作为老板，为什么没有及时结束双方的痛苦?”当然，如果这种“老鼠屎”与创业者沾亲带故，那么情况将会复杂得多。一般而言，应该首先考虑让这位员工深陷痛苦之中的原因是什么，怎样才能够改变这种处境。解决问题的第一步是，别让消极情绪持续蔓延，进而影响整个团队。
8.工作拖延
如果你经常掐着最后期限来完成任务，那么就应该回过头来好好想想问题出在哪里。时间管理专家摩根斯顿分析称，通常来说，筋疲力尽往往是因为超负荷工作，但很多时候造成这种疲劳拖沓状态的原因在于缺乏一定的规章制度。通常一个较大的项目会造成时间的拖延。她建议将大任务分解成不同的小任务，并且规划出具体的时间表。“在现在的工作环境中，你很少能够一天8小时全神贯注于某事，但在半小时至1小时中保持注意力还是可行的。所以，掐着日程表，看看自己能否在某个时间前完成任务是非常有效的。”
改掉陋习的四个建议
要解决以上几个问题，可以从下面四个建议入手，或许能够改善你的办公环境。
借用外脑。在与供应商或者转包商接洽的过程中，了解其对行业的认识相当重要。企业成长顾问拉瑟尔·欧瑞德认为这些人都是领域内的专家，因此能够提出新的观点开拓视野，或者找到节约开支的诀窍。
重视核心资源。生产力顾问马修·科内尔(Matthew Cornell)认为，最浪费时间和精力的莫过于丢失了一些很有价值的数据或者一些核心职员离职。因此，创造一个安全的系统保存公司重要的、机密的信息，针对某个岗位培训至少两名员工，都非常重要。
更新知识库。当企业发展壮大时，一些理念仍然有效，而另外一些知识则可能需要更新。商业教练玛丽亚·玛莎拉建议创建一个“学习总结”的单元，可以将一些收集来的新知识记录在案。为什么这个市场营销行为非常震撼?记录下来当时的情境以及执行的细节。如果某次活动失败了，也要好好分析原因何在。不管是成功的经验还是失败的教训都需要与员工们共享。
控制预算。欧瑞德指出，“如果你现在找不到本月财政赤字的源头，那么到年底同样也总结不出教训。”所以，建立一个有效的财务管理系统非常重要。对接下来的贷款及收益都有一个清晰的预算表，并随时更新，可对公司财政状况一目了然。
译/文岳
